이메일 확인 횟수를 줄여 생산성을 2배 높이는 법

직장인의 하루는 이메일 확인으로 시작하여 이메일 확인으로 끝납니다. 아침에 눈을 뜨자마자 스마트폰으로 이메일을 확인하고 출근하여 컴퓨터를 켜면 가장 먼저 받은편지함을 엽니다. 업무 중에도 끊임없이 새 메일 알림이 울립니다. 퇴근 후에도 집에서 이메일을 확인합니다. 맥킨지 글로벌 연구소의 조사에 따르면 지식 노동자는 업무 시간의 28퍼센트를 이메일 읽고 답장하는 데 사용합니다. 하루 8시간 중 2시간 15분입니다. 하지만 이 시간의 대부분이 비생산적입니다.

이메일이 생산성을 파괴하는 메커니즘

이메일은 겉보기엔 효율적 커뮤니케이션 도구처럼 보이지만 실제로는 생산성의 적입니다.
지속적인 방해가 가장 큰 문제입니다. 캘리포니아 대학교 어바인 캠퍼스의 글로리아 마크 교수 연구팀은 직장인들의 업무 패턴을 추적했습니다. 평균적으로 11분마다 한 번씩 이메일을 확인했습니다. 한 시간에 다섯 번입니다. 더 심각한 것은 방해받은 후 원래 작업으로 완전히 돌아가는 데 23분 15초가 걸린다는 점입니다.
계산해보세요. 11분마다 방해받고 23분씩 회복 시간이 필요하다면 실제로 깊은 집중 상태에 도달하는 것이 거의 불가능합니다. 하루 종일 표면적 주의 상태에서 머물게 됩니다. 이것이 바쁜데도 중요한 일은 하나도 완성하지 못하는 이유입니다.
작업 전환 비용이 누적됩니다. 보고서를 쓰다가 이메일을 확인하고 다시 보고서로 돌아가는 과정에서 뇌는 컨텍스트를 전환해야 합니다. 이전 작업의 규칙을 비활성화하고 새 작업의 규칙을 활성화합니다. 미시간 대학교 심리학자 데이비드 마이어 교수에 따르면 이 전환 과정에서 20-40퍼센트의 생산성 손실이 발생합니다.
주의 잔여 현상이 효율을 떨어뜨립니다. 소피 르로이 교수가 명명한 개념입니다. 이메일을 확인한 후 다시 작업으로 돌아가도 뇌의 일부는 여전히 이메일에 머물러 있습니다. "그 메일에 답장해야 하는데" "상사가 뭐라고 생각할까" 같은 생각이 배경에서 작동합니다. 완전한 집중이 불가능합니다.
반응적 모드에 갇히게 됩니다. 아침에 이메일부터 확인하면 하루 전체가 반응 모드가 됩니다. 다른 사람들의 요청과 문제에 대응하느라 정작 자신의 중요한 작업은 미뤄집니다. 하루가 끝나면 이메일은 많이 처리했지만 진짜 중요한 일은 하나도 진전이 없습니다.
긴급함과 중요함의 혼동이 생깁니다. 이메일은 항상 긴급해 보입니다. 새 메일 알림이 울리면 즉시 확인해야 할 것 같습니다. 하지만 스티븐 코비의 시간 관리 매트릭스를 떠올려보세요. 긴급한 것과 중요한 것은 다릅니다. 대부분의 이메일은 긴급하지도 중요하지도 않습니다. 프린스턴 대학교 연구에 따르면 이메일의 80퍼센트는 당일 처리가 필요하지 않습니다.
스트레스가 증가합니다. 받은편지함의 읽지 않은 메일 수자가 불안을 유발합니다. 항상 뒤처진다는 느낌이 듭니다. 하버드 비즈니스 리뷰의 연구는 이메일 과부하가 번아웃의 주요 원인 중 하나라고 보고합니다. 끊임없이 쏟아지는 이메일은 심리적 압박을 만듭니다.

배치 처리의 과학적 근거

이메일을 하루에 정해진 시간에만 처리하는 것이 배치 처리입니다. 이것이 왜 효과적일까요?
작업 전환 횟수가 극적으로 감소합니다. 하루에 50번 이메일을 확인하는 대신 3번만 확인한다면 작업 전환이 47번 줄어듭니다. 각 전환마다 23분의 회복 시간이 필요하므로 총 18시간 이상의 인지 자원을 절약하는 셈입니다. 물론 이것은 이론적 계산이지만 실제로도 상당한 효과가 있습니다.
깊은 집중 블록이 생깁니다. 이메일을 확인하지 않는 시간 동안 방해받지 않고 딥워크를 할 수 있습니다. 90분에서 2시간의 연속된 집중 시간이 확보됩니다. 칼 뉴포트가 말하는 딥워크의 핵심 조건입니다. 이 시간에 진짜 가치를 만드는 작업을 완성할 수 있습니다.
효율성이 향상됩니다. 비슷한 작업을 모아서 한 번에 처리하면 더 빠릅니다. 이메일 모드에 한 번 들어가서 모든 메일을 처리하는 것이 개별적으로 처리하는 것보다 효율적입니다. 뇌가 같은 종류의 작업에 최적화되기 때문입니다. MIT 슬로언 경영대학원 연구에 따르면 배치 처리로 이메일 시간이 40퍼센트 감소합니다.
우선순위 판단이 개선됩니다. 여러 이메일을 동시에 보면 상대적 중요도를 판단하기 쉽습니다. 어떤 것을 먼저 답해야 하는지 어떤 것은 나중에 해도 되는지 명확해집니다. 개별적으로 올 때마다 반응하면 중요도와 관계없이 순서대로 처리하게 됩니다.
심리적 통제감이 생깁니다. 이메일이 당신을 통제하는 것이 아니라 당신이 이메일을 통제합니다. 언제 확인할지 스스로 결정합니다. 이 작은 통제감이 스트레스를 크게 줄입니다. 듀크 대학교 행동경제학 연구는 통제감이 웰빙에 결정적이라고 보고합니다.

하루 3번 이메일 확인 시스템

가장 현실적이고 효과적인 방법은 하루에 세 번만 이메일을 확인하는 것입니다.
오전 11시에 첫 번째 확인을 합니다. 아침에 출근하여 가장 먼저 이메일을 확인하지 마세요. 대신 가장 중요한 작업부터 시작합니다. 2-3시간의 딥워크를 먼저 합니다. 오전 11시쯤 되면 뇌가 피곤해지기 시작합니다. 이때 이메일을 확인하고 처리합니다. 30분에서 45분 정도 할애합니다.
오후 3시에 두 번째 확인을 합니다. 점심 식사 후 오후 작업을 시작하고 다시 2-3시간 집중합니다. 오후 3시는 많은 사람들에게 에너지가 떨어지는 시간입니다. 이때 이메일 처리로 전환합니다. 다시 30-45분 투자합니다.
오후 5시 30분에 마지막 확인을 합니다. 퇴근 전 마무리 시간입니다. 긴급한 메일이 있는지 확인하고 간단히 처리합니다. 이 세션은 15-30분 정도면 충분합니다. 퇴근 후에는 이메일을 확인하지 않습니다.
긴급한 경우는 어떻게 하냐고요? 진짜 긴급한 일은 이메일로 오지 않습니다. 전화나 메시지로 옵니다. 동료들에게 정말 긴급하면 전화하라고 미리 알려두세요. 실제로 긴급한 경우는 한 달에 한두 번입니다. 버지니아 대학교 연구는 이메일의 단 2퍼센트만이 같은 날 답장이 필요하다고 보고합니다.
처음에는 불안할 것입니다. 중요한 메일을 놓치지 않을까 걱정됩니다. 하지만 1주일만 실험해보세요. 놓친 중요한 것이 거의 없다는 것을 알게 됩니다. 그리고 생산성이 극적으로 향상된 자신을 발견할 것입니다.

자동 응답으로 기대 관리하기

이메일 확인 횟수를 줄이려면 다른 사람들의 기대를 관리해야 합니다.
자동 응답 메시지를 설정하세요. "저는 집중 작업 시간 확보를 위해 이메일을 하루 세 번(오전 11시 오후 3시 오후 5시 30분)만 확인합니다. 긴급한 사항은 전화 주세요" 같은 메시지를 답니다. 처음에는 이상하게 보일 수 있지만 대부분의 사람들이 이해합니다.
이메일 서명에도 명시하세요. "생산성 향상을 위해 이메일을 정해진 시간에만 확인합니다. 24시간 이내 답장 드리겠습니다" 같은 문구를 추가합니다. 기대치를 낮추는 것이 핵심입니다. 즉각 답장을 기대하지 않게 만듭니다.
상사와 동료에게 미리 알리세요. 새로운 이메일 습관을 시작하기 전에 관련된 사람들에게 설명합니다. 왜 이렇게 하는지 어떤 이점이 있는지 긴급한 경우 어떻게 연락할지 명확히 합니다. 투명한 커뮤니케이션이 오해를 방지합니다.
24시간 응답 규칙을 따르세요. 즉시 답장하지 않더라도 24시간 이내에는 답장합니다. 이것이 대부분의 업무 환경에서 합리적인 기준입니다. 하버드 비즈니스 스쿨 레슬리 펄로 교수의 연구는 24시간 응답 시간이 업무 성과에 영향을 주지 않는다고 보고합니다.
예외를 명확히 하세요. 정말 즉각 응답이 필요한 발신자가 있을 수 있습니다. 상사 주요 고객 등입니다. 이들의 이메일에는 특별 규칙을 적용할 수 있습니다. 필터를 설정하여 이들의 메일만 알림을 받게 합니다.

받은편지함 제로 전략

이메일을 확인할 때 효율적으로 처리하는 방법입니다.
받은편지함 제로를 목표로 합니다. 데이비드 앨런의 GTD 시스템에서 나온 개념입니다. 이메일 확인 세션이 끝나면 받은편지함이 비어있어야 합니다. 모든 메일을 처리하거나 적절한 곳으로 이동시킵니다. 읽지 않은 메일이 쌓여있으면 심리적 부담이 됩니다.
4D 시스템을 적용하세요. 각 이메일을 보고 네 가지 중 하나를 선택합니다. Delete(삭제) Do(즉시 처리) Delegate(위임) Defer(연기)입니다. 2분 이내에 처리 가능하면 즉시 합니다. 아니면 할 일 목록으로 옮기거나 다른 사람에게 전달하거나 삭제합니다.
폴더와 레이블을 활용하세요. 받은편지함에 모든 것을 쌓아두지 마세요. 프로젝트별 고객별 주제별로 폴더를 만듭니다. 처리한 메일은 즉시 해당 폴더로 이동합니다. 검색 기능이 좋아진 요즘에도 체계적 정리는 여전히 유용합니다.
템플릿을 만드세요. 자주 보내는 유형의 답장은 템플릿으로 저장합니다. 회의 일정 조율 정보 요청 감사 인사 등입니다. 템플릿을 불러와 약간만 수정하면 됩니다. 매번 처음부터 쓰는 것보다 훨씬 빠릅니다.
짧게 쓰세요. 이메일을 소설처럼 길게 쓸 필요 없습니다. 핵심만 간결하게 전달합니다. 5문장 규칙을 따르세요. 모든 이메일을 5문장 이내로 작성합니다. Guy Kawasaki가 제안한 방법입니다. 짧은 이메일이 오히려 더 명확합니다.

이메일 알림 완전 차단

알림이 있는 한 이메일 확인 횟수를 줄이기 어렵습니다.
데스크톱 알림을 끄세요. 새 메일이 올 때마다 화면 모서리에 팝업이 뜨는 것을 비활성화합니다. 아웃룩 지메일 애플 메일 모든 이메일 프로그램에 이 옵션이 있습니다. 설정에서 알림을 완전히 끕니다. 시각적 방해가 사라지면 집중이 훨씬 쉬워집니다.
소리 알림도 끄세요. 새 메일 도착 소리도 마찬가지입니다. 청각적 자극이 주의를 빼앗아갑니다. 칼텍 신경과학 연구에 따르면 알림 소리만 들어도 뇌가 반응하여 집중력이 떨어집니다. 완전한 침묵이 최선입니다.
모바일 알림도 끄세요. 스마트폰의 이메일 앱 알림을 비활성화합니다. 배지 알림도 끕니다. 앱 아이콘에 읽지 않은 메일 수가 표시되는 것도 심리적 압박을 줍니다. 모두 제거하세요.
이메일 앱을 홈 화면에서 제거하세요. 두 번째 페이지나 폴더 안 깊숙이 넣습니다. 시각적 단서가 사라지면 습관적 확인이 줄어듭니다. 텍사스 대학교 연구는 앱 배치만 바꿔도 사용 빈도가 40퍼센트 감소한다고 보고합니다.
웹 브라우저에서 이메일 탭을 닫으세요. 항상 열어두지 마세요. 이메일 확인 시간에만 탭을 엽니다. 세션이 끝나면 닫습니다. 열려있는 탭은 부분적으로 주의를 끌어갑니다. 프린스턴 대학교 신경과학 연구가 이를 확인했습니다.

이메일 대안 커뮤니케이션

이메일을 줄이려면 다른 소통 방식을 활용해야 합니다.
긴급한 일은 전화하세요. 즉각 답이 필요한 경우 이메일은 비효율적입니다. 전화로 2분 만에 해결할 일을 이메일로 주고받으면 하루가 걸립니다. 통화를 두려워하지 마세요. 직접 대화가 훨씬 효율적입니다.
짧은 질문은 메신저를 사용하세요. 슬랙 팀즈 카카오톡 같은 메신저는 간단한 질문과 답변에 적합합니다. 하지만 긴 토론이나 중요한 결정은 이메일이나 회의로 합니다. 각 도구의 적절한 용도가 있습니다.
프로젝트는 협업 도구를 쓰세요. 아사나 트렐로 먼데이 노션 같은 프로젝트 관리 도구를 활용합니다. 작업 할당 진행 상황 파일 공유 등을 중앙화된 공간에서 합니다. 이메일로 프로젝트를 관리하면 혼란스럽습니다.
정기 미팅을 설정하세요. 자주 소통해야 하는 팀이나 고객과는 정기 회의를 잡습니다. 주간 회의나 격주 회의에서 모든 사안을 한꺼번에 논의합니다. 이메일 주고받기보다 30분 회의가 더 효율적입니다.
문서로 공유하세요. 긴 내용은 이메일 본문에 쓰지 말고 문서를 만드세요. 구글 독스 노션 컨플루언스 등에 작성하고 링크만 공유합니다. 문서는 버전 관리가 쉽고 협업이 가능합니다.

이메일 다이어트 점진적 접근

갑자기 바꾸면 실패하기 쉽습니다. 단계적으로 줄여가세요.
1주차에는 현재 상태를 측정합니다. 하루에 몇 번 이메일을 확인하는지 세어보세요. 총 몇 분을 이메일에 쓰는지 기록합니다. 이메일 앱 사용 시간을 스크린 타임으로 확인합니다. 현실을 직시하는 것이 첫걸음입니다.
2주차에는 알림을 끕니다. 모든 이메일 알림을 비활성화합니다. 하지만 확인 빈도는 아직 바꾸지 않습니다. 알림 없이도 필요할 때 확인할 수 있다는 것을 경험합니다. 불안감이 줄어듭니다.
3주차에는 아침 확인을 미룹니다. 출근 즉시 이메일을 보지 않습니다. 먼저 중요한 작업을 1시간 합니다. 그다음 이메일을 확인합니다. 아침의 집중력을 이메일에 낭비하지 않는 연습입니다.
4주차에는 세 번 확인 시스템을 시작합니다. 오전 11시 오후 3시 오후 5시 30분 세 번만 확인합니다. 처음에는 불편하고 불안할 수 있습니다. 하지만 1주일만 견디면 익숙해집니다.
5주차에는 미세 조정을 합니다. 자신에게 맞는 시간을 찾습니다. 오전 10시가 더 좋을 수도 있습니다. 오후 4시가 더 적절할 수도 있습니다. 중요한 것은 하루 3-4번 이내로 제한하는 것입니다.

직종별 맞춤 전략

모든 직업에 같은 방법이 통하지 않습니다.
영업직은 고객 응대가 중요합니다. 하루 세 번이 너무 적을 수 있습니다. 대신 하루 다섯 번으로 설정합니다. 오전 9시 11시 오후 1시 3시 5시입니다. 하지만 그 사이에는 절대 확인하지 않습니다. 고객에게도 응답 시간을 알려줍니다.
프로그래머는 긴 집중 시간이 필수입니다. 딥워크가 가장 중요한 직종입니다. 하루 두 번으로도 충분할 수 있습니다. 오전 11시 30분과 오후 4시 30분입니다. 나머지 시간은 코딩에 몰입합니다. 깃허브 개발자들의 연구는 방해받지 않는 시간이 코드 품질을 높인다고 보고합니다.
관리자는 팀 조율이 중요합니다. 완전히 이메일에서 벗어날 수 없습니다. 하지만 배치 처리는 여전히 유효합니다. 아침 회의 전 한 번 점심 후 한 번 퇴근 전 한 번 확인합니다. 팀원들에게 긴급한 일은 직접 찾아오라고 합니다.
프리랜서는 유연성이 장점입니다. 자신의 에너지 패턴에 맞춰 조정합니다. 아침형 인간이라면 오전에 딥워크를 하고 오후에 이메일을 집중 처리합니다. 저녁형이라면 반대로 합니다. 자유가 있는 만큼 자기 규율이 필요합니다.

조직 문화 바꾸기

개인의 노력만으로는 한계가 있습니다. 조직 차원의 변화가 필요합니다.
즉각 응답 문화를 바꾸세요. 이메일에 5분 내로 답하는 것이 미덕이 아닙니다. 오히려 집중을 방해하고 생산성을 떨어뜨립니다. 조직이 24시간 응답을 표준으로 받아들여야 합니다. 하버드 비즈니스 스쿨의 실험은 이것이 성과를 저해하지 않는다고 증명했습니다.
이메일 없는 시간을 제도화하세요. 인텔의 조용한 시간처럼 특정 시간대를 이메일 금지로 정합니다. 오전 9시부터 12시까지는 이메일을 보내지도 확인하지도 않습니다. 모두가 딥워크에 집중합니다. 생산성이 극적으로 향상됩니다.
이메일 에티켓을 만드세요. 조직 차원의 가이드라인을 수립합니다. 제목을 명확히 쓰기 받는 사람을 최소화하기 전체 회신 자제하기 긴 내용은 문서로 첨부하기 등입니다. 이메일 품질이 높아지면 처리 시간도 줄어듭니다.
대안 도구를 도입하세요. 모든 소통을 이메일로 할 필요 없습니다. 프로젝트 관리 도구 메신저 화상 회의 공유 문서 등을 적절히 활용합니다. 각 도구의 장점을 살리면 이메일 부담이 줄어듭니다.

장기적 효과와 지속 가능성

이메일 확인 횟수를 줄이는 것은 단기 생산성 향상만이 아닙니다.
깊은 작업 능력이 향상됩니다. 방해받지 않는 시간이 늘어나면서 점점 더 오래 집중할 수 있게 됩니다. 처음에는 90분도 어렵지만 몇 주 후에는 2-3시간 연속 집중이 가능해집니다. 이것은 근육처럼 훈련되는 능력입니다.
스트레스가 감소합니다. 끊임없이 이메일에 반응하는 압박에서 벗어나면 심리적 여유가 생깁니다. 하루를 통제하는 느낌이 듭니다. 워싱턴 대학교 연구는 이메일 확인 빈도와 스트레스 수준이 비례한다고 보고합니다.
업무 만족도가 높아집니다. 진짜 중요한 일에 시간을 쓰게 되면서 일의 의미를 느낍니다. 하루 종일 이메일만 처리하는 것보다 프로젝트를 완성하는 것이 훨씬 만족스럽습니다. 갤럽 조사에 따르면 의미 있는 작업이 직무 만족의 핵심입니다.
경력 발전에 도움이 됩니다. 깊은 작업의 결과물이 쌓입니다. 이것이 승진과 인정으로 이어집니다. 이메일을 빨리 답하는 사람보다 중요한 프로젝트를 완성하는 사람이 더 가치 있습니다. 칼 뉴포트가 말하듯 딥워크가 21세기 경쟁력입니다.

 

마무리: 이메일의 노예에서 주인으로

이메일은 도구입니다. 당신이 이메일을 사용해야지 이메일이 당신을 사용해서는 안 됩니다. 하지만 현실은 정반대입니다. 대부분의 사람들이 이메일의 노예가 되어 있습니다.
하루 세 번 이메일 확인은 작은 변화처럼 보입니다. 하지만 그 영향은 엄청납니다. 매일 2시간 이상을 회복합니다. 이 시간으로 무엇을 할 수 있을까요? 책을 쓰고 새로운 기술을 배우고 중요한 프로젝트를 완성할 수 있습니다.
저항이 있을 것입니다. 동료들이 이상하게 볼 수 있습니다. 상사가 불평할 수도 있습니다. 하지만 결과로 증명하세요. 생산성이 향상되고 프로젝트가 제시간에 완성되고 업무 품질이 높아지면 누구도 불평하지 않습니다.
완벽하지 않아도 됩니다. 때로는 네 번 확인할 수도 있습니다. 바쁜 날은 다섯 번일 수도 있습니다. 중요한 것은 평균적으로 확인 횟수를 줄이고 깊은 집중 시간을 확보하는 것입니다.
오늘부터 시작하세요. 내일 아침 출근해서 이메일을 열지 마세요. 대신 가장 중요한 프로젝트를 2시간 동안 진행하세요. 그리고 오전 11시에 이메일을 확인하세요. 그날 하루가 얼마나 다른지 경험하게 될 것입니다.
이메일의 노예가 아닌 주인이 되는 것, 그것이 진정한 생산성의 시작입니다.