재택근무 시대, 온라인 회의 피로를 줄이는 7가지 방법

화면 속에 갇힌 하루입니다. 오전 9시 팀 미팅으로 시작하여 오후 5시 마지막 클라이언트 미팅으로 끝납니다. 그 사이에 프로젝트 회의 일대일 미팅 브레인스토밍 세션이 빼곡합니다. 하루 종일 화면만 바라봤는데 정작 중요한 일은 하나도 하지 못했습니다. 몸은 집에 있지만 정신은 완전히 소진되었습니다. 이것이 줌 피로입니다. 스탠퍼드 가상 인간 상호작용 연구소의 제러미 베일렌슨 교수가 명명한 현상입니다. 화상 회의가 대면 회의보다 훨씬 더 피곤한 이유가 과학적으로 밝혀졌습니다.

줌 피로의 네 가지 원인

베일렌슨 교수는 화상 회의가 인지적 과부하를 일으키는 네 가지 메커니즘을 밝혔습니다.
과도한 눈 맞춤이 첫 번째 원인입니다. 화상 회의에서 모든 참가자의 얼굴이 화면에 가득합니다. 실제 회의실이라면 발표자나 발언자를 주로 보고 다른 사람들은 주변 시야에 있습니다. 하지만 화상 회의에서는 모든 얼굴이 동일한 크기로 정면에 배치됩니다. 게다가 화면 크기 때문에 얼굴들이 실제보다 훨씬 가깝게 느껴집니다.
우리 뇌는 근거리의 얼굴을 특별하게 처리합니다. 진화적으로 누군가의 얼굴이 가까이 있다는 것은 두 가지 의미였습니다. 짝짓기 또는 전투입니다. 두 경우 모두 각성 수준이 높아집니다. 화상 회의에서 한 시간 동안 여러 얼굴과 가까운 거리를 유지하면 뇌가 지속적으로 각성 상태에 있게 됩니다. MIT 신경과학 연구는 이러한 사회적 과부하가 편도체를 활성화한다고 보고합니다.
자신의 얼굴을 계속 보는 것이 두 번째 원인입니다. 대부분의 화상 회의 플랫폼은 셀프 뷰를 제공합니다. 화면 한쪽에 자신의 모습이 실시간으로 보입니다. 이것은 마치 회의 내내 거울을 보며 대화하는 것과 같습니다. 자연스러운 상황이 아닙니다.
심리학 연구는 자기 인식이 높아지면 자기 평가가 증가한다고 보고합니다. 자신의 표정 제스처 외모를 계속 모니터링하게 됩니다. "내 머리가 이상하게 보이나" "표정이 어색하지 않나" "배경이 지저분해 보이나" 같은 생각이 배경에서 작동합니다. 하버드 대학교 사회심리학 연구에 따르면 이러한 자기 감시가 인지 자원을 소모하고 스트레스를 증가시킵니다.
움직임의 제한이 세 번째 원인입니다. 화상 회의 중에는 카메라 프레임 안에 있어야 합니다. 자연스럽게 걸어 다니거나 몸을 크게 움직일 수 없습니다. 대면 회의에서는 화이트보드로 가거나 창가로 걸어가거나 자유롭게 움직입니다. 이러한 움직임이 사고를 돕고 에너지를 분산시킵니다.
움직임 제한은 인지에도 영향을 줍니다. 체화된 인지 이론에 따르면 우리의 생각은 몸의 움직임과 연결되어 있습니다. 걸으면서 생각하면 아이디어가 더 잘 떠오릅니다. 앉아서 고정된 자세를 유지하면 사고도 경직됩니다. 스탠퍼드 대학교 연구는 걷기가 창의성을 60퍼센트 증가시킨다고 보고합니다.
비언어적 신호의 증폭이 네 번째 원인입니다. 대면 소통에서 우리는 무의식적으로 수많은 비언어적 신호를 주고받습니다. 표정 제스처 자세 거리 등입니다. 화상 회의에서는 이러한 신호를 읽고 보내는 것이 훨씬 어렵습니다. 지연 시간 때문에 타이밍이 어긋나고 화면 밖의 몸짓은 보이지 않고 미묘한 표정 변화를 포착하기 어렵습니다.
이를 보완하기 위해 우리는 과장된 제스처와 표정을 사용합니다. 이해했다는 것을 보여주기 위해 크게 고개를 끄덕입니다. 동의를 표현하기 위해 과장된 미소를 짓습니다. 이러한 의식적 신호 생산이 인지 자원을 소모합니다. UCLA 커뮤니케이션 연구소는 화상 회의에서 비언어적 신호 처리 노력이 3배 증가한다고 보고합니다.

방법 1: 카메라 없는 회의 도입하기

모든 회의에 카메라가 필요한 것은 아닙니다.
내부 정보 공유 회의는 카메라를 끄세요. 단순히 업데이트를 공유하거나 정보를 전달하는 회의라면 오디오만으로 충분합니다. 화면 공유로 슬라이드나 문서를 보여주고 음성으로 설명합니다. 참가자들은 카메라를 끄고 편안하게 듣습니다. 시각적 피로가 크게 줄어듭니다.
일대일 회의도 때로는 전화로 전환하세요. 관리자와 팀원의 정기 체크인 같은 경우입니다. 화상 회의 대신 전화 통화를 하면서 걸을 수 있습니다. 실외를 걷거나 집 안을 왔다갔다합니다. 움직임이 대화를 더 자연스럽게 만듭니다. 마이크로소프트 연구팀은 워킹 미팅이 창의성과 참여도를 높인다고 발견했습니다.
브레인스토밍 세션의 첫 단계는 카메라를 끄세요. 아이디어를 자유롭게 생각하는 발산적 사고 단계입니다. 참가자들이 카메라를 끄고 각자 아이디어를 메모합니다. 10-15분 후 카메라를 켜고 아이디어를 공유합니다. 카메라 압박 없이 더 자유롭게 생각할 수 있습니다.
조직 문화를 바꾸세요. 카메라를 끄는 것이 무례하거나 불성실하다는 인식을 제거해야 합니다. 리더가 먼저 카메라를 끄는 상황을 만듭니다. "이번 회의는 카메라 옵션입니다. 편한 대로 하세요"라고 명시적으로 말합니다. 심리적 안전감이 생기면 사람들이 편안하게 선택합니다.
하이브리드 접근을 사용하세요. 회의 시작 5분은 카메라를 켜고 인사하고 소통합니다. 본격적인 업무 논의 시간에는 카메라를 끕니다. 마지막 5분은 다시 켜고 마무리합니다. 사회적 연결과 효율성의 균형을 맞춥니다.

방법 2: 셀프 뷰 숨기기

자신의 얼굴을 보지 않는 것만으로도 피로가 줄어듭니다.
줌에서 셀프 뷰를 숨기세요. 자신의 비디오 창에서 오른쪽 클릭하고 셀프 비디오 숨기기를 선택합니다. 다른 사람들은 여전히 당신을 보지만 당신은 자신을 보지 않습니다. 구글 미트 팀즈 웹엑스도 비슷한 기능이 있습니다.
처음에는 불안할 수 있습니다. 자신이 어떻게 보이는지 확인할 수 없기 때문입니다. 하지만 며칠만 지나면 익숙해집니다. 그리고 회의 중 훨씬 더 내용에 집중할 수 있다는 것을 발견합니다. 노스웨스턴 대학교 연구는 셀프 뷰를 끈 참가자들의 회의 만족도가 25퍼센트 높았다고 보고합니다.
회의 시작 전에 외모를 점검하세요. 카메라를 켜고 거울처럼 사용하여 머리 정리 조명 확인 배경 정리를 합니다. 만족스러우면 셀프 뷰를 숨기고 회의를 시작합니다. 회의 중에는 더 이상 외모를 신경 쓰지 않아도 됩니다.
포스트잇으로 물리적으로 가리는 방법도 있습니다. 셀프 뷰 부분에 작은 포스트잇을 붙입니다. 프로그램 기능을 사용하지 않고 시각적으로 차단합니다. 원시적이지만 효과적입니다.
팀 전체가 실천하도록 장려하세요. 회의 시작할 때 "모두 셀프 뷰를 끄고 시작합시다"라고 제안합니다. 집단적으로 실천하면 개인적 실천보다 효과가 큽니다. 서로 외모를 신경 쓰지 않는다는 암묵적 합의가 만들어집니다.

방법 3: 화면 크기와 배치 조정하기

화면 설정을 바꾸는 것만으로도 피로가 줄어듭니다.
화상 회의 창을 전체 화면으로 띄우지 마세요. 창 크기를 줄여서 얼굴들이 실제 크기에 가깝게 보이도록 합니다. 얼굴이 지나치게 크면 뇌가 근접 위협으로 인식합니다. 적절한 크기로 줄이면 자연스러운 거리감이 생깁니다.
갤러리 뷰 대신 스피커 뷰를 사용하세요. 모든 참가자를 동시에 보는 대신 발언자만 크게 보입니다. 시각적 정보량이 줄어듭니다. 대면 회의에서도 발언자에게 주의를 집중하고 다른 사람들은 주변 시야에 있습니다. 스피커 뷰가 이를 모방합니다.
외부 모니터를 사용한다면 팔 길이보다 먼 거리에 배치하세요. 화면이 너무 가까우면 눈의 피로가 증가하고 얼굴들이 지나치게 크게 보입니다. 이상적 거리는 50-70센티미터입니다. 안과의사들이 권장하는 거리입니다.
화면 높이를 눈높이에 맞추세요. 화면이 너무 낮으면 목을 숙이게 되고 너무 높으면 올려다봐야 합니다. 두 경우 모두 목과 어깨에 긴장을 유발합니다. 노트북 스탠드나 책을 쌓아 화면을 눈높이로 조정합니다.
듀얼 모니터를 활용하세요. 한 화면에는 화상 회의를 다른 화면에는 문서나 슬라이드를 띄웁니다. 계속 같은 화면만 바라보지 않아도 됩니다. 시선을 이동하면 눈의 피로가 줄어듭니다. 다만 회의 중 이메일이나 다른 작업을 하지는 마세요.

방법 4: 20-20-20 규칙 실천하기

눈 건강을 지키는 것이 피로 감소의 기본입니다.
20-20-20 규칙을 따르세요. 20분마다 20초 동안 20피트(6미터) 거리를 바라봅니다. 안과의사들이 권장하는 눈 휴식 방법입니다. 장시간 근거리 작업이 눈의 피로를 유발합니다. 정기적으로 먼 곳을 보면 눈 근육이 이완됩니다.
타이머를 설정하세요. 20분마다 알람이 울리게 합니다. 알람이 울리면 창밖을 보거나 방 건너편 벽을 봅니다. 20초는 짧지만 효과적입니다. 하루 종일 반복하면 눈의 피로가 현저히 줄어듭니다.
회의 중에도 적용하세요. 긴 회의 중간에 "잠깐 눈을 쉬겠습니다"라고 말하고 카메라에서 시선을 돌립니다. 창밖을 바라보거나 눈을 감습니다. 20초 후 다시 돌아옵니다. 정직하게 소통하면 아무도 이상하게 생각하지 않습니다.
블루라이트 필터를 사용하세요. 대부분의 운영체제에 야간 모드나 블루라이트 감소 기능이 있습니다. 화면에서 나오는 청색광을 줄입니다. 블루라이트 차단 안경도 도움이 됩니다. 하버드 의과대학 연구는 블루라이트 노출이 눈의 피로와 수면 방해를 일으킨다고 보고합니다.
인공 눈물을 사용하세요. 화면을 오래 보면 눈 깜박임이 줄어듭니다. 평소 분당 15-20회 깜박이지만 화면 응시 시 분당 5-7회로 감소합니다. 눈이 건조해집니다. 인공 눈물을 정기적으로 넣어 촉촉함을 유지합니다.

방법 5: 적극적 휴식 도입하기

회의와 회의 사이 진정한 휴식이 필요합니다.
회의 사이 최소 10분 간격을 두세요. 연속된 회의는 피로를 누적시킵니다. 한 회의가 끝나면 10-15분 쉬고 다음 회의를 시작합니다. 이 시간에 일어나서 걷고 스트레칭하고 물을 마시고 화장실을 갑니다. 몸과 마음을 리셋합니다.
구글은 회의를 50분이나 25분으로 설정하는 기능을 도입했습니다. 1시간 회의 대신 50분 회의로 설정하면 자동으로 10분 휴식이 생깁니다. 30분 회의는 25분으로 설정하여 5분 휴식을 확보합니다. 작은 변화지만 하루에 여러 회의가 있으면 큰 차이를 만듭니다.
회의 중간 휴식을 도입하세요. 1시간 이상 회의는 중간에 5분 휴식을 넣습니다. "모두 5분 쉬고 돌아옵시다"라고 말하고 카메라와 마이크를 끕니다. 자리에서 일어나 몸을 풉니다. 짧은 휴식이 집중력을 회복시킵니다.
마이크로 브레이크를 활용하세요. 회의 중 자신이 발언하지 않는 시간에 작은 움직임을 합니다. 어깨를 돌리고 목을 좌우로 움직이고 손목을 회전시킵니다. 카메라 밖에서 다리 스트레칭을 합니다. 작은 움직임들이 혈액 순환을 돕고 경직을 방지합니다.
점심 시간은 완전히 화면에서 벗어나세요. 컴퓨터를 끄고 스마트폰도 치웁니다. 밖에 나가 걷거나 창가에서 먼 곳을 바라봅니다. 음식을 먹으면서 화면을 보지 마세요. 진정한 휴식이 오후 생산성을 결정합니다.

방법 6: 비동기 협업 증가시키기

모든 소통이 실시간일 필요는 없습니다.
회의를 비디오 메시지로 대체하세요. 룸 봄비디오 같은 비동기 비디오 도구를 사용합니다. 자신의 화면을 녹화하면서 설명합니다. 팀원들은 편한 시간에 보고 댓글로 답변합니다. 모두가 같은 시간에 모일 필요가 없습니다.
상태 업데이트는 문서로 공유하세요. 매주 회의에서 각자의 진행 상황을 구두로 보고하는 대신 문서에 적어 공유합니다. 노션 컨플루언스 구글 독스 등을 활용합니다. 비동기적으로 읽고 댓글을 달 수 있습니다. 시간이 절약되고 기록이 남습니다.
의사 결정은 문서 기반으로 하세요. 아마존의 제프 베조스가 사용한 방법입니다. 회의 전에 제안자가 6페이지 메모를 작성합니다. 회의 시작 20분은 모두 조용히 문서를 읽습니다. 그다음 토론합니다. 사전에 읽었다면 회의 자체가 필요 없을 수도 있습니다.
슬랙이나 팀즈의 쓰레드 기능을 활용하세요. 실시간 대화 대신 쓰레드에서 비동기 토론을 합니다. 질문을 올리고 각자 편한 시간에 답변합니다. 의사 결정이 느려질 수 있지만 깊이 있는 생각이 가능합니다.
회의 목적을 재검토하세요. 정말 회의가 필요한가? 정보 공유라면 이메일로 충분합니다. 브레인스토밍이라면 먼저 개별 작업 후 모일 수 있습니다. 의사 결정이라면 사전 문서 검토가 효율적입니다. 진정한 실시간 토론이 필요한 경우만 회의를 잡습니다.

방법 7: 물리적 환경 최적화하기

공간이 에너지에 영향을 미칩니다.
전용 회의 공간을 만드세요. 가능하면 화상 회의를 위한 특정 장소를 지정합니다. 회의할 때만 그곳에 갑니다. 장소와 활동의 연결이 심리적 전환을 돕습니다. 회의가 끝나면 다른 공간으로 이동하여 일합니다.
배경을 정돈하세요. 지저분한 배경은 무의식적 스트레스를 줍니다. 본인도 신경 쓰이고 다른 참가자들도 산만해집니다. 깔끔한 벽 책장 식물 정도가 적절합니다. 가상 배경도 옵션이지만 일부 사람들은 부자연스럽다고 느낍니다.
조명을 개선하세요. 자연광이 가장 좋습니다. 창문을 마주 보고 앉으면 얼굴이 환하게 보입니다. 창문을 등지면 역광으로 어둡게 보입니다. 자연광이 부족하면 링 라이트나 데스크 램프를 사용합니다. 밝은 조명이 에너지와 집중력을 높입니다.
오디오 품질에 투자하세요. 나쁜 오디오가 좋은 비디오보다 더 피곤합니다. 에코 잡음 끊김이 소통을 방해합니다. 헤드셋이나 외부 마이크를 사용하면 음질이 크게 개선됩니다. 명확한 오디오가 인지 부담을 줄입니다.
자세를 신경 쓰세요. 오랜 시간 앉아 있으면 몸이 경직됩니다. 의자 높이를 조절하여 발이 바닥에 닿게 합니다. 등받이를 사용하여 허리를 지지합니다. 책상 높이도 적절히 맞춥니다. 좋은 자세가 피로를 줄이고 집중을 돕습니다.

회의 자체를 줄이는 근본적 접근

피로를 줄이는 가장 좋은 방법은 회의를 줄이는 것입니다.
회의 없는 날을 지정하세요. 일주일에 하루는 회의를 전혀 잡지 않습니다. 페이스북의 수요일 아사나의 수요일 오후처럼 많은 기업들이 도입하고 있습니다. 이날은 딥워크에 집중합니다. 직원들이 가장 생산적인 날로 꼽습니다.
회의 시간을 단축하세요. 1시간 회의 대부분은 30분으로 줄일 수 있습니다. 30분 회의는 15분으로 가능합니다. 파킨슨의 법칙에 따르면 일은 주어진 시간만큼 확장됩니다. 시간을 줄이면 더 집중하고 효율적이 됩니다.
참가자를 최소화하세요. 아마존의 2피자 규칙을 기억하세요. 피자 두 판으로 배를 채울 수 있는 인원만 회의에 초대합니다. 대략 6-8명입니다. 참가자가 많을수록 생산성은 떨어집니다. 정말 필요한 사람만 초대합니다.
명확한 안건을 설정하세요. 안건 없는 회의는 시간 낭비입니다. 무엇을 논의하고 무엇을 결정할지 미리 공유합니다. 회의 목적이 명확하면 짧고 효율적이 됩니다. 목적을 달성하면 즉시 종료합니다.
스탠드업 미팅을 도입하세요. 매일 15분 아침 미팅을 선 채로 합니다. 각자 어제 한 일 오늘 할 일 장애물을 간단히 공유합니다. 앉아 있으면 회의가 길어집니다. 서 있으면 자연스럽게 간결해집니다.

개인별 맞춤 전략

사람마다 다른 것이 효과적입니다.
내향적 성격은 화상 회의를 특히 피곤해합니다. 사회적 상호작용 자체가 에너지를 소모하기 때문입니다. 내향인이라면 회의 전후로 혼자 있는 시간을 확보하세요. 회의 사이 10분을 조용히 혼자 보냅니다. 사회적 에너지를 회복합니다.
외향적 성격은 오히려 화상 회의가 고립감을 줄여줍니다. 재택근무의 외로움을 완화합니다. 외향인이라면 비공식 가상 커피 타임을 만드세요. 업무와 관계없이 동료들과 수다 떠는 시간입니다. 사회적 욕구를 충족시킵니다.
시각적 학습자는 화면 공유와 시각 자료를 선호합니다. 회의 중 다이어그램 차트 이미지를 적극 활용하세요. 시각 정보가 이해를 돕고 기억을 강화합니다. 화이트보드 앱도 활용합니다.
청각적 학습자는 음성에 집중합니다. 화면을 최소화하고 오디오에 집중하는 것이 편할 수 있습니다. 회의를 녹음하여 나중에 다시 듣는 것도 좋습니다. 시각적 방해 없이 내용에 집중합니다.

마무리: 지속 가능한 디지털 근무 만들기

화상 회의는 이제 업무의 일부가 되었습니다. 코로나19 이후 하이브리드 근무가 정착되면서 화상 회의는 계속될 것입니다. 문제는 화상 회의 자체가 아니라 우리가 사용하는 방식입니다.
줌 피로는 불가피한 것이 아닙니다. 의식적인 선택과 작은 변화들로 크게 줄일 수 있습니다. 셀프 뷰를 끄고 화면 크기를 조정하고 회의 사이 휴식을 취하는 것만으로도 피로가 반으로 줄어듭니다.
조직 차원의 변화도 필요합니다. 회의 문화를 재검토하고 비동기 협업을 장려하고 직원들의 웰빙을 우선시해야 합니다. 단기 효율성을 위해 장기 건강을 희생해서는 안 됩니다.
완벽하지 않아도 됩니다. 오늘 하나의 방법을 선택하여 실천하세요. 내일은 다른 방법을 추가하세요. 작은 변화들이 누적되어 큰 차이를 만듭니다.
디지털 시대의 일은 화면 앞에서 이루어집니다. 하지만 우리는 화면에 갇혀 있을 필요가 없습니다. 기술을 현명하게 사용하여 건강하고 생산적이며 지속 가능한 업무 방식을 만들 수 있습니다.
당신의 에너지가 가장 소중합니다. 그것을 지키세요.